Een visum voor Rusland, hoe regel je dat?

“Zullen we onze reis beginnen met de trans-siberië-express? Dat lijkt me echt zo’n geweldige ervaring!” “Oh ja, dat lijkt me ook echt super, maar zullen we dan wel de trans-mongolië-express doen? Die gaat dwars door de Gobi woestijn en dan nog een stukje langs de Chinese muur af richting Peking.” “Oké top, doen we!”

Zo ging ongeveer het gesprek over hoe we ons grote avontuur wilden starten. Met de trein van Moskou naar Peking, dwars door Siberië (koud), de Gobi woestijn (woestijn, maar helaas in december ook zeer koud) en het noorden van China (geen idee hoe het daar is, maar vast ook koud). Niet te veel plannen, geen georganiseerde tour en gewoon maar zien waar we elke dag eindigen. Dat leek ons wel een goed plan. De kou daar hebben we ons inmiddels al bijna een jaar op kunnen instellen en voorbereiden en daarom denken (hopen) we dat dat ook wel goed komt. Maar ja, dat Rusland, hoe zit t daar eigenlijk met visums en dergelijken? We hadden echt geen idee en zelfs na t doorlezen van talloze forums, websites en reisblogs wisten we nog steeds niet helemaal hoe het nou zat. Maar goed, we hadden de tijd om alles rustig uit te zoeken en daarom zijn wij nu de trotse bezitters van een visum voor Rusland, het land van vodka, kaviaar, Matroesjka’s en natuurlijk onze vriendelijke vriend Vladimir. Hopelijk leest ie dit niet en mogen we straks nog steeds zijn enorme land (grootste ter wereld!) in. Voor iedereen die net als ons van plan is om Rusland een bezoekje te gaan brengen leek het ons wel handig om de stappen voor het aanvragen van een Russisch visum nog eens op papier te zetten.

Allereerst moet je even uitzoeken wat voor soort visum je nodig hebt. Je hebt verschillende types, die ieder hun eigen vereisten hebben:

Zaken: Enkel om zakenbesprekingen bij te wonen. Er mogen geen activiteiten tegen betaling worden ondernomen.
Toerisme: Voor toerisme, bezoek aan familie of vrienden. Zakelijke activiteiten of werken zijn niet toegestaan.
Aansluiting of transit: Voor een overstap op aansluitende vluchten of een doorreis in een land dat niet de eindbestemming is.
Privé

Uit dit rijtje wisten wij gelukkig vrij snel het goede type te kiezen (niet zo heel moeilijk) en dus konden we aan de slag. Voor een toeristenvisum zijn een aantal zaken vereist, en die hebben we hieronder even op een rijtje gezet.

Een paspoort
Dit mag helaas geen willekeurig paspoort zijn, het moet echt jouw gegevens bevatten. (Ja, er staat echt bij dat het het paspoort van de aanvrager moet zijn, geen idee waarom want dat lijkt me vrij logisch…). Het paspoort moet 6 maanden na vervaldatum van het visum nog geldig zijn, moet minstens twee lege, tegenover elkaar liggende visumpagina’s bevatten en moet vrij zijn van hoesjes, omslagen en losse inhoud. Irma ondervond dit aan den lijve toen ze aan de visumbalie van het consulaat stond en haar ‘vriendelijk’ doch dringend werd verzocht haar paspoort uit het kleurrijke hoesje te halen.
Pasfoto’s
Eén officiële pasfoto in kleur is benodigd. Deze foto moet echt aan allerlei eisen voldoen, maar uiteindelijk komt het er op neer dat ie precies hetzelfde moet zijn als de pasfoto die je hier bij een paspoortaanvraag in moet leveren. Dus op echt fotopapier en niet thuis uitgeprint, de oren vrij en niet lachen. Achtergrond moet trouwens wit zijn (wat bij de meeste fotografen het geval is) en de afmetingen 35×45 mm.
Een ‘Rusland verklaring’ van je zorgverzekeraar.
Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar is eigenlijk heel makkelijk te regelen. Een mailtje naar je zorgverzekeraar waarin je aangeeft dat je naar Rusland gaat en je een dergelijke verklaring nodig hebt is meestal al genoeg. In deze meestal Engelstalige brief geeft je zorgverzekeraar dan aan dat je voor medische kosten tijdens je reis verzekerd bent, ook in Rusland. Vaak wil je verzekeraar de data van je reis weten, zodat die in de verklaring vermeld kunnen worden. Als je (zoals wij) niet helemaal zeker weet van wanneer tot wanneer je in Rusland zal zijn, geef je gewoon een langere reisduur aan. Die periode moet uiteindelijk natuurlijk wel overeenkomen met de periode waarvoor je het visum aanvraagt.
Een visumaanvraagformulier
Dit online in te vullen document heb je nodig als je je visum gaat aanvragen. Waar het precies voor nodig is begrijpen we nog steeds niet, want feitelijk is het niets meer dan een bevestiging van je persoonlijke gegevens en je reisschema. Waarschijnlijk is dit formulier vooral bedoeld om de daadwerkelijke aanvraag op het consulaat te versnellen. Ze hoeven dan niet ter plekke allerlei formulieren in te gaan vullen, wat waarschijnlijk te veel tijd en dus geld kost. Daar kunnen we ons trouwens best iets bij voorstellen want man, man, man, wat is dat invullen een gedoe. Op de site https://visa.kdmid.ru/ moet je eerst een Application ID én wachtwoord aanmaken (beide benodigd voor het invullen van het formulier) en vervolgens een waslijst aan in slecht engels vertaalde vragen invullen. Deze beginnen redelijk eenvoudig met vragen over je persoonlijke gegevens, maar worden daarna behoorlijk ingewikkeld als het gaat om de organisatie waarmee je reist, de route die je af gaat leggen en de daarbij horende hotels en ga zo nog maar even door. Deze vragen zijn vooral lastig als je (ook hier zoals wij) geen organisatie hebt waarmee je gaat reizen en je al helemaal niet weet wat je route precies gaat zijn en daarom dus ook nog absoluut geen hotels wil boeken. De goede moed waarmee Tijl aan het invullen van de formulieren was begonnen zakte hem al snel in de schoenen. Het feit dat er complete handleidingen voor het invullen van dit formulier op internet staan zegt eigenlijk ook al genoeg. Waarschijnlijk is het iets eenvoudiger als je bovenstaande zaken wel allemaal geregeld hebt, maar dan is de kans groot dat je reisorganisatie zelf voor dit formulier zorgt. Ook wij hebben hiervoor uiteindelijk hulp van buitenaf ingeschakeld, maar hierover later meer.
Een toeristenvoucher
Dit is eigenlijk een Visa Support Letter, een brief die bevestigd dat jij naar Rusland gaat. Je kan zo’n brief normaalgesproken aanvragen bij je touroperator/reisbureau in Nederland, óf het hotel/de hotels in Rusland waar je gedurende je verblijf gaat overnachten. Alle in Rusland doorgebrachte nachten moeten met een Visa Support Letter verantwoord worden, ook als deze doorgebracht worden in bijv. een nachttrein. Een treinticket is niet voldoende bewijs van een overnachting. Oké, dat laatste komt goed uit aangezien we nog geen treintickets geboekt hebben, maar dat van die touroperator en die hotels kon (wederom) best wel eens lastig gaan worden. Op internet komen we eerst het volgende trucje tegen: je boekt voor de volledige duur van je verblijf in Rusland een hotel (met annuleringsverzekering!), gebruikt de boekingsbevestiging daarvan bij de aanvraag van je visum, en als die dan binnen is annuleer je je hotel. Best een slim trucje dachten wij, totdat ergens anders lezen dat een boekingsbevestiging van een hotelboeking via internet (bijv. via Booking.com) niet voor dit doel gebruikt kan worden. Je kunt via zulke sites wel een hotel boeken, maar kunt de bevestiging niet gebruiken om je visum mee aan te vragen. Fijn.

Goed, als je alle bovenstaande items geregeld hebt, kun je de aanvraag van je visum gaan afronden. Dit kun je op twee plaatsen doen, zijnde het Visa Application Center VHS en het Russische consulaat, beiden in Den Haag. Eigenlijk maakt het niet uit waar je je aanvraag doet, alleen is het allemaal net wat duurder bij eerstgenoemde (€65,00 om €35,00 pp). Als je voor de goedkope optie gaat moet je wel even een afspraak maken via http://ambru.nl/priem_visa/, want zomaar even binnenlopen is geen optie. Bereid je dan trouwens ook vast voor op een mogelijk ‘ongezellige’ eerste kennismaking met Rusland, want de mensen op het consulaat kunnen behoorlijk stug zijn. Maarja, dan moet je dus wel alle items geregeld krijgen…

Wij hebben daarbij zoals gezegd een beetje hulp gekregen. Wat begon met een mailtje om wat informatie in te winnen over het invullen van de verschillende formulieren en eventuele ideeën voor ons probleem met de hotelbevestigingen en de reisroute, eindigde met een envelop met daarin de volledig ingevulde formulieren (en instructies over het ondertekenen daarvan) in onze brievenbus. RusReis.nl, een bedrijfje dat Russische visumaanvragen regelt, was onze redder in nood. Peter en Lena, de mensen achter dit bedrijf, weten precies hoe alles werkt en kunnen daarom heel snel alles in orde maken. Wij hadden binnen 2 dagen de benodigde papieren en konden dus diezelfde week nog naar Den Haag om alles af te ronden. Of ja, wij… Irma kon naar Den Haag, want Tijl moest geld verdienen om straks überhaupt op reis te kunnen gaan. De aanvraag voor iemand anders doen is overigens geen enkel probleem, zolang je maar een ingevuld machtigingsformulier van het consulaat hebt. Ook dat kon nog wel even voor ons geregeld worden. En dat allemaal tegen de kleine vergoeding van €24,50 per persoon. Eenmaal bij het consulaat lever je alle papieren, plus je paspoort in, en als je dan hebt betaald krijg je een briefje waarop staat wanneer je je paspoort, met daarin je gloednieuwe visum, kan ophalen (in ons geval 4 werkdagen later). Als je geen zin of tijd hebt om twee keer op en neer naar Den Haag te gaan, kun je er ook voor kiezen om het aanvragen en afhalen uit te besteden, maar daar zijn dan wel weer extra kosten mee gemoeid. Er zijn naast RusReis.nl trouwens wel meer instanties en bedrijfjes die gespecialiseerd zijn in visumaanvragen voor Rusland en die echt alles voor je kunnen regelen, dus surf wat rond en bespaar jezelf een hele hoop gedoe door het hen te laten regelen. Wij kunnen dat in ieder geval echt iedereen aanraden.

Goed, tot zo ver onze ‘beknopte’ handleiding over het aanvragen van een Russisch visum. Hopelijk heeft iemand er wat aan;).

Gerelateerde berichten